Informace pro vás

Novinky, zajímavosti, tipy a triky

Úvod»Blog

Využití FlipBooků při připomínkování a schvalování dokumentů

13. březen 2014
Daniel Boček
0 komentářů

V tomto článku vám představíme FlipViewer jako nástroj pro kvalitní připomínkování a komentování nejrůznějších dokumentů. Své využití najde najde především v reklamních agenturách, vydavatelstvích a grafických studiích, ale tento systém lze úspěšně aplikovat také v rámci vnitrofiremní komunikace. 

Kde to všechno začíná

Představme si reklamní agenturu. Pro své klienty vytváříte velké množství návrhů nejrůznějších tiskovin od jednoduchých letáčků po katalogy. Jak běžně řešíte připomínkování a korektury se svými klienty?

Ze svého návrhu nejčastěji vytvoříte PDF soubor a tento pak odešlete klientovi e-mailem (nebo v případě větších dokumentů využijete některou ze služeb pro sdílení dokumentů jako je třeba Úschovna.cz nebo WeTransfer.com).

Váš klient si dokument zkontroluje a případně do něj přidá nějaké poznámky s požadovanými úpravami a PDF vám pošle zpět.

To je nejběžnější způsob, jakým se v současnosti schvalovací proces provádí. Ale co dělat v případě, že dokument musí zkontrolovat více lidí? Jediná možnost je toto PDF přeposlat další osobě, aby přidala své poznámky, tato osoba pak PDF přepošle dál a tak dále.

Dalším problémem v případě použití PDF je, že klient vlastně nemá představu jak bude publikace ve výsledku vypadat. Ve výchozím nastavení totiž Acrobat Reader zobrazuje jednotlivé stránky řazené za sebou. Jistě, je tu možnost přizpůsobení zobrazení na dvoustránky a to včetně možnosti zobrazit samostatně titulní stránku, ale ruku na srdce – kolik z vašich klientů o tom ví?

Ke slovu přichází FlipViewer

Publikace, vytvořené pomocí FlipViewer Creatoru nejen že mají vzhled klasické tištěné publikace, ale navíc se i snadno ovládají. Kromě toho nabízejí několik nástrojů pro interaktivní práci s dokumenty. Pojďme si je představit:

 Záložky

Záložky představují jednoduchý způsob, jak v publikaci zviditelnit určitou stránku nebo oddíl publikace. Záložky mohou být pevně definované při vytváření FlipBooku nebo si může záložku jednoduše do publikace vložit i každý čtenář:

 Záložky ve FlipVieweru Xpress

Poznámky

Poznámku je možné umístit na libovolné místo ve stránce. Lze zvolit její barvu a samozřejmě lze do poznámky zadat nějaký text. Klepnutím na nástroj "Poznámka" se otevře okno, ve kterém máte možnost vytvořit novou poznámku, upravit nebo smazat již existující poznámku nebo rychle přejít na stránku s vámi zvolenou poznámkou. Ideální nástroj pro komentování vašich návrhů.

Poznámky ve FlipViewer Xpress

Zvýrazňovač

Pomocí tohoto nástroje můžete zvýraznit vybranou oblast na stránce a přidat ke zvýraznění svou poznámku. Vybrat si můžete barvu zvýrazňovače a jeho tvar. Můžete použít klasický obdélníkový zvýrazňovač, pomocí kterého jednoduše označíte požadovanou oblast stránky, nebo si můžete zvolit nástroj pro ruční kreslení (a tloušťku čáry). Po klepnutí na nástroj "Zvýrazňovač" v hlavní nabídce se opět zobrazí seznam všech zvýraznění v publikaci.

Zvýrazňovač ve FlipVieweru Xpress

No jo, ale…

…všechny záložky (uživatelsky vytvořené), poznámky a zvýraznění jsou viditelné pouze pro konkrétního čtenáře, protože se ukládají lokálně a nikdo další, kdo přistupuje k FlipBooku z jiného počítače je neuvidí. To nám při připomínkování a korekturách příliš nepomůže.

Takže: co s tím?

Řešení je jednoduché: stačí využít rozšíření Skupinové komentáře pro FlipViewer Xpress. Rozšíření Skupinové komentáře pro svou funkci vyžaduje aktivní Správu uživatelských práv (Digital Rights Management – DRM), pomocí které vytvoříte skupinu uživatelů, kteří po zadání svého uživatelského ID mohou prohlížet záložky a komentáře dalších uživatelů (nemohou je mazat) a zároveň přidávat své vlastní (které naopak nemohou mazat ostatní uživatelé).

Všechny tyto skupinové záložky a komentáře jsou řízeny komentářovým serverem, který spravuje redaktor, který skupinu uživatelů založil. Záložky, poznámky a zvýraznění vytvořené títmto redaktorem mohou v případě potřeby upravovat a mazat všichni členové skupiny.

Skupinové komentáře

Rozšíření Skupinové komentáře představuje fuknční řešení pro komentování a připomínkvání nejrůznějších dokumentů. Odpadá zasílání PDF dokumentů jednotlivým účastníkům – stačí jednoduše nahrát FlipBook na internet a zaslat všem účastníkům URL adresu FlipBooku a jejich přístupové ID – a navíc mají všichni zúčastnění možnost přidávat své vlastní záložky a komentáře a stejně tak mají přehled o tom, jaké připomínky k dokumentu mají ostatní členové skupiny – a to v reálném čase

Funkce Skupinových komentářů je dostupná pro:

Přidejte komentář
Zde můžete vložit svůj komentář k článku. Prosím, mějte na paměti, že komentáře jsou moderovány. Takže, prosím, nepoužívejte spammy klíčové slovo nebo doménu jako vaše jméno, nebo nebude váš příspěvek zveřejněn. Pojďme se raději věnovat smysluplné diskusi. Díky za návštěvu!